REGLEMENT INTERIEURE

CHAPITRE I : PREAMBULE

ARTICLE 1 : OBJET DU REGLEMENT

Le présent règlement intérieur a pour objet de présenter les modalités d’application de certaines dispositions des statuts de l’Association FIRA AWARD adoptés en Assemblée Générale Constitutive tenue au quartier Gbodjo dans la commune de Abomey-Calavi, rue Batoko (Von de la SBEE) dans la maison ONIFADE Ismaël, le 14 janvier 2022 mais qui peut se transférer à tout moment sur tout le territoire national du Bénin.

CHAPITRE II : MEMBRES

ARTICLE 2 : ADHESION DES MEMBRES

Pour être admis comme membre de l’Association, il faut fournir un dossier comportant les pièces ci-après :

un formulaire de demande d’adhésion disponible au siège de l’Association rempli, signé et adressé au Président du Conseil d’Administration ;
une quittance de versement des droits d’adhésion ;

Le montant des droits d’adhésion est fixé à cinquante mille (50 000) FCFA.
Le montant des droits d’adhésion et de cotisation peuvent être modifiés par décision de l’Assemblée Générale.

Pour les veuves, les femmes vulnérables et les jeunes en situation difficiles ; les frais d’adhésion s’élèvent à 2 000 à 5 000 FCFA.

Le montant des cotisations annuelles s’élève à :

Pour les personnes physiques Les cotisations s’élèvent à cinquante mille (50 000) FCFA par mois et les 50% des cotisations sont versées soit six (06) mois pour les nouveaux adhérents et le solde dans un délai de six (06) mois la première année.
Pour les personnes morales Les cotisations s’élèvent à cent mille (100 000) FCFA par mois et les 50% des cotisations sont versées soit six (06) mois pour les nouveaux adhérents et le solde dans un délai de six (06) mois la première année.
Les personnes vulnérables

Pour les veuves, les femmes vulnérables et les jeunes en situation difficiles ; les frais d’adhésion s’élèvent à 2 000 à 5 000 FCFA.

Le montant des cotisations annuelles s’élève à :

Pour les personnes physiques
Pour les personnes morales
Les personnes vulnérables

Les cotisations s’élèvent à 1 000 à 2 000 FCFA par mois et doivent être reversées à l’Association dès l’adhésion.

A partir de la deuxième année, le paiement des cotisations est soit mensuel ou annuel.

Ces fonds sont destinés :

aux dépenses inhérentes à l’adhésion des membres : décès de parents proches (époux ou épouse, père-mère et enfants), mariage ; naissance ou sorties d’enfants, assistante en cas de maladie, œuvres sociales dans les localités des adhérents : forage, adduction d’eau ; modules de classe, hôpital et autres assistantes sociales.
Ils serviront à accompagner les membres et les aider dans leurs projets de développement durables.
Œuvrer pour les objectifs de développement durable.

Il n’est pas remboursable en cas de démission, de décès ou d’exclusion de ce dernier.

La qualité de membre est acquise par l’inscription au registre des membres de l’Association.

Il est établi au membre dont l’adhésion est prononcée une carte de membre indiquant : nom et prénoms ou raison sociale, adresses, qualité et catégorie, etc

ARTICLE 3 : DEMISSION D’UN MEMBRE

Tout membre peut démissionner à tout moment. La décision est notifiée par correspondance adressée au Président du Conseil d’Administration de l’Association avec mention du ou des motifs de la démission.

Le Conseil d’Administration statue sur la correspondance et rencontre le membre sur convocation de ce dernier. La décision finale portant démission du membre prend effet à partir de la date de réponse adressée au membre démissionnaire par le Conseil d’Administration après approbation de l’Assemblée Générale dans un document qu’il contre signe.

ARTICLE 4 : DELIVRANCE DE DOCUMENTS AUX MEMBRES

Sous réserve de l’article 22 du présent règlement intérieur, le Président, le vice-président, le Secrétaire Général du Conseil d’Administration et le Directeur Exécutif sont habilités à délivrer des extraits ou copies certifiées des règlements et des procès-verbaux de l’Assemblée Générale ainsi que des réunions du Conseil d’Administration.

CHAPITRE III : PROCEDURES D’ELECTION

Article 5 : DESIGNATION DES MEMBRES DU PRESIDIUM

Les élections se déroulent sous le contrôle d’un présidium composé de deux (02) membres, non candidats aux postes à pourvoir et désignés par l’Assemblée Générale, que sont un Président, un secrétaire.

Le présidium peut être assisté de deux (2) scrutateurs choisis parmi les participants à l’Assemblée.

Le Président du Conseil d’Administration est le président du présidium sous le contrôle de qui les élections se déroulent sauf lorsqu’il est lui-même candidat à un poste à pourvoir. Le cas échéant, le Directeur Exécutif supplée le président en cas d’empêchement, l’Assemblée Générale élit parmi les membres présents qui disposent de droit de vote un Président du présidium.

Lors des élections, le Secrétaire du Conseil d’Administration assure d’office la fonction de Secrétaire d’élection sauf lorsqu’il est lui-même candidat à un poste à pourvoir. Dans ce cas, l’Assemblée Générale élit parmi les délégués membres ayant le droit de vote, une personne pour exercer cette fonction.

Aucun membre de ce présidium et les scrutateurs ne doivent être candidats.

Article 6: IDENTIFICATION DES DIRIGEANTS SORTANTS ET RECEPTION DES CANDIDATURES

Avant les élections, le président du présidium mis en place communique les noms des responsables sortants puis procède, d’abord pour le Conseil d’Administration, puis pour le Conseil de Surveillance à la réception des propositions de candidatures présentées par les membres ayant le droit de vote.

Une fois achevé l’enregistrement des candidatures pour l’un des organes de décision, l’élection se fait par scrutin secret. Si plusieurs scrutins sont nécessaires, ils ont lieu successivement.

Article : VOTE

Le vote s’effectue à l’aide de bulletins marqués par le secrétaire ou le président et distribués par les scrutateurs aux personnes ayant droit de vote.

Les électeurs inscrivent sur le bulletin les noms des candidats choisis. Ils doivent voter pour autant de candidats qu’il y a de postes à pourvoir.

Article : DECOMPTE DES VOIX

Le secrétaire d’élection et les scrutateurs procèdent au dépouillement en contrôlant la validité des bulletins recueillis. Ils s’assurent en outre que leur nombre n’excède pas celui des bulletins distribués et que le nombre de candidats choisis sur chaque bulletin correspond au nombre de poste à pourvoir. Sinon le bulletin est rejeté en ce qui concerne l’organe de décision pour lequel cette exigence n’est pas respectée.

La décision de rejet d’un bulletin incombe au président du présidium.

Le résultat détaillé du dépouillement est communiqué. En cas d’égalité des voix entre les candidats, le président du présidium demande un nouveau tour de scrutin trente (30) minutes après le premier scrutin.

Article 9 : PROCLAMATION DES RESULTATS

Pour chaque organe de décision, le président du présidium donne les noms des candidats qui ont obtenu le plus grand nombre de voix, par ordre alphabétique, jusqu’à concurrence de nombre de postes à pourvoir.

Lorsque les résultats du scrutin ont été communiqués, un candidat ou 25% (vingt-cinq pour cent) des membres présents ayant droit de vote peuvent exiger qu’il soit procédé séance tenante, à un second dépouillement des votes, qui est définitif.

Après la communication et après toute contestation résolue, le président du présidium proclame les résultats définitifs du scrutin.

Sauf décision contraire de l’Assemblée Générale, le secrétaire du présidium procède à la destruction des bulletins à la réunion de l’Assemblée Générale.

Article 10 : CONDITIONS D’EXERCICE DU VOTE PAR PROCURATION

Sauf dans le cas d’une personne morale, le vote par procuration, à l’Assemblée Générale, n’est autorisé qu’en cas de force majeure laissé à l’appréciation de l’Assemblée Générale.

La procuration doit être dûment signée par le membre qui le délivre.

Une personne ne peut recevoir plus d’une procuration. Toute personne détentrice d’une procuration doit présenter sur demande du président du présidium ce document avant le début de l’Assemblée.

CHAPITRE IV : DUREE ET RENOUVELLEMENT DES MANDATS

Article 11 : DUREE DES MANDATS

La durée de mandat des membres du Conseil d’Administration est de cinq (05) ans. Les membres du C.A en fin de mandat sont rééligibles pour un deuxième mandat consécutif. Tout membre d’un organe ayant effectué deux (2) mandats successifs n’est rééligible que cinq (05) ans après la fin de son dernier mandat.

Article 12 : CONDITIONS DE RENOUVELLEMENT

Le renouvellement des membres de chaque organe s’effectue selon les conditions suivantes

au cours d’une Assemblée Générale Ordinaire (AGO) quand ils sont en fin de mandat ;
au cours d’une Assemblée Générale Extraordinaire (AGE) en cas d’exclusion d’un responsable pour faute grave

CHAPITRE V : RAPPORT D’ACTIVITES

Article 13 : PRESENTATION DU RAPPORT D’ACTIVITES A L’ASSEMBLEE GENERALE

Le Conseil d’Administration et le Conseil de Surveillance doivent rendre compte de leurs mandats à l’Assemblée Générale Ordinaire. Le Conseil d’Administration doit présenter le rapport annuel de l’Association à l’Assemblée Générale annuelle. A l’occasion de cette même Assemblée, les autres organes présentent également leurs rapports d’activités.

CHAPITRE VI : POUVOIRS ET DEVOIRS DU PRESIDENT ET DU SECRETAIRE GENERAL

Article 14 : LES PRESIDENTS DES ORGANES

Le président du Conseil d’Administration de l’Association est le premier dirigeant de l’institution. Il détient son autorité du Conseil d’Administration et l’exerce sous son contrôle.

A ce titre, le président :

est le représentant de l’Association ;
préside les Assemblées Générales et les réunions du Conseil d’Administration ;
veille à la réalisation des objectifs de l’Association et s’assure de l’exécution des décisions du conseil ;
s’acquitte des autres devoirs attachés à sa charge ou qui lui sont spécifiquement confiés par le conseil ;

Le président du Conseil de Surveillance détient son autorité du C.S et l’exercent sous son contrôle. A ce titre, il est chargé de la coordination des activités de cet organe et doit en rendre compte à l’Assemblée Générale.

Article 15 : LES SECRETAIRES DES ORGANES

Le Secrétaire Général de l’Association assure le secrétariat de l’Assemblée Générale et du Conseil d’Administration, et il est chargé de la tenue et de la garde des registres de décisions du Conseil d’Administration et de l’Assemblée Générale au siège de l’Association.

Les secrétaires du Conseil de Surveillance et éventuellement d’autres organes assurent le secrétariat et sont chargés de la garde des procès-verbaux et registres de décisions de leur organe respectif au siège de l’Association.

CHAPITRE VII : LA DIRECTION EXECUTIVE

Article 16 : POUVOIRS ET DEVOIRS DU DIRECTEUR EXECUTIF

Le Directeur Exécutif de l’Association exerce ses fonctions sous l’autorité du Conseil d’Administration. Il est notamment chargé de :

coordonner l’ensemble des activités de l’Association et veiller à l’exécution des décisions des différents organes de l’Association ;
formuler à l’endroit des différents organes décisionnels des avis et suggestions sur les objectifs culturels, développement durable (ODD) et plans d’actions de l’Association et les informer régulièrement sur leur mise en application ;
présenter au Conseil d’Administration les états financiers, les budgets et rapports annuels ;
assurer la gestion administrative, financière et comptable de l’Association et d’en informer régulièrement le Conseil d’Administration ;
assurer la gestion des ressources humaines et en rendre régulièrement compte au Conseil d’Administration ;
assurer la conservation des registres de l’Association et l’exécution des décisions issues des réunions des organes ;
fournir les renseignements requis par les différents organes décisionnels tout en veillant, dans le cas de l’Assemblée Générale, à la préservation du caractère confidentiel de certaines informations ;
collaborer avec le président à la représentation de l’Association ;
participer aux séances du Conseil d'Administration et du Conseil de Surveillance avec voix consultative et veiller au respect scrupuleux des textes et procédures en vigueur ;
appuyer les Secrétaires des différents organes dans la rédaction des procès-verbaux de séance et les faire signer par les Présidents et Secrétaires respectifs ;
cosigner avec le Président de l’Association, les documents financiers ;
s’acquitter de tout autre devoir attaché à sa charge ou qui lui est spécifiquement confié par le Conseil d’Administration.

Article 17 : CRITERES DE RECRUTEMENT DU DIRECTEUR GENERAL EXECUTIF

Nul ne peut être directeur exécutif de l’Association FIRA AWARD

s’il participe directement ou indirectement d’une façon régulière ou occasionnelle à une activité concurrente de celle de l’Association.
s’il a fait l’objet d’une condamnation l’ayant déchu de ses droits civils ou lui interdisant de gérer ou d’administrer une association ;
s’il a été licencié d’un autre établissement pour abus de confiance ou malversation dûment prouvée

Le Directeur Exécutif doit avoir des compétences avérées dans les activités menées par l’Association. Avant tout recrutement, le Conseil d’Administration établit la fiche de recrutement.

Le Directeur Exécuteur peut être parmi les membres fondateurs de l’Association.

CHAPITRES : LIVRES, REGISTRES ET EXTRAITS

Article 18 : CONTENU DU REGISTRE

L’Association tient à son siège social un registre contenant :

ses statuts et la décision d’agrément du Préfet ;
son règlement intérieur ;
les procès-verbaux et résolutions des assemblées ;
les procès-verbaux des réunions et les résolutions du Conseil d’Administration, et du Conseil de Surveillance
le recueil de ses procédures comptables et financières, administratives et de gestion des ressources humaines, etc. ;
une liste mentionnant les noms, adresses, professions des membres des organes de l’Association, avec mention du début et de la fin de chaque mandat ou de la durée des fonctions, selon le cas ;
le point des cotisations des membres ;
les textes législatifs et règlementaires régissant les Associations en République du Bénin ;

Article: 19 AUTRES DOCUMENTS

L’Association met à la disposition de ses membres, des pièces attestant du versement des cotisations.

Article : 20 ACCES DES MEMBRES AUX REGISTRES ET OBTENTION D’EXTRAITS

Un membre peut consulter dans les registres de l’Association les documents visés à l’article 20 du présent règlement intérieur.

Un membre peut en outre obtenir extraits ou copies des documents visés aux paragraphes 1; 2; 3 et 4 de l’article 20 du présent règlement intérieur. L’Association peut exiger le paiement des frais de reproduction et de transmission de ces documents.

Les membres convoquant une Assemblée Générale Extraordinaire peuvent obtenir copie de la liste des membres de l’Association auprès du Secrétaire Général du Conseil d’Administration ou du Directeur Exécutif de l’Association.

CHAPITRE IX: REGLEMENT DES DIFFERENDS

Article : ROLE DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

Tout différend entre des membres de l’Association ou entre un membre et l’Association est soumis au Conseil d’Administration au moyen d’une plainte par écrit énonçant un résumé des faits et déposé au siège de l’Association. Le Directeur Exécutif ou le Conseil d’Administration transmet la plainte au Secrétaire du Conseil de Surveillance. Le Conseil de Surveillance en examine le bien-fondé avant d’en saisir le Conseil d’Administration.

Le président du Conseil de Surveillance et le membre plaignant sont ensuite convoqués devant le Conseil d’Administration au moyen d’un avis indiquant le lieu et la date de la réunion. Peut également être convoqué, tout dirigeant, membre ou employé mis en cause dans la plainte.

Le Conseil d’Administration statue sur le différend et fait connaître sa décision.

Article 22 : ROLE DE L’ASSEMBLEE GENERALE

Le membre non satisfait de la décision du Conseil d’Administration peut soumettre le différend à l’Assemblée Générale en déposant sa plainte selon la procédure présentée au paragraphe 1er de l’article 23 du présent règlement intérieur.

Article 33 : DELAI DE TRAITEMENT DE LA PLAINTE

Toute plainte soumise à une instance doit requérir une réponse dans les deux (02) mois à compter de la date de réception. Le membre plaignant doit recevoir une réponse écrite.

CHAPITRE : DISPOSITIONS FINALES

Article : ENTREE EN VIGUEUR DU REGLEMENT INTERIEUR

Le présent règlement intérieur entre en vigueur dès son adoption et remplace toutes dispositions antérieures contraires.

Article 26: ENTREE EN VIGUEUR DES MODIFICATIONS

Toute modification du présent règlement entre en vigueur dès son adoption, sauf si l’Assemblée Générale décide d’en retarder l’entrée en vigueur et sa communication à l’administration préfectorale dans un délai de trois (03) mois.

Adopté à Gbodjo, Commune de Abomey-Calavi, rue Batoko (vons) de la SBEE) C/SB, M/ONIFADE Ismaël

ASSOCIATION FIRA AWARD

ASSOCIATION FIRA